Η πληροφορία υπάρχει. Το πραγματικό ζητούμενο είναι να μπορούμε να την αξιοποιήσουμε.
Ας σκεφτούμε έναν σύγχρονο οργανισμό.
Κάθε μέρα δημιουργεί και διαχειρίζεται τεράστιες ποσότητες πληροφορίας. Έγγραφα, συμβάσεις, αποφάσεις, τεχνικά αρχεία, τιμολόγια, αλληλογραφία, αναφορές και δεδομένα. Με τα χρόνια, όλα αυτά συσσωρεύονται σε πληροφοριακά συστήματα, ψηφιακά αρχεία, βάσεις δεδομένων και διαφορετικά αποθετήρια. Η ψηφιοποίηση έκανε αυτή την πληροφορία πιο εύκολα προσβάσιμη, πιο ασφαλή και πιο διαχειρίσιμη. Όμως όσο μεγαλώνει ο όγκος της, εμφανίζεται μια νέα πρόκληση:
Μπορούμε πραγματικά να βρούμε αυτό που χρειαζόμαστε, τη στιγμή που το χρειαζόμαστε;
Ας πάρουμε ένα απλό παράδειγμα. Ένας διευθυντής θέλει να γνωρίζει πόσες συμβάσεις ενός συγκεκριμένου τύπου λήγουν μέσα στους επόμενους έξι μήνες. Η πληροφορία μπορεί να υπάρχει ήδη στον οργανισμό. Ίσως βρίσκεται σε εκατοντάδες ή χιλιάδες ψηφιακά αρχεία. Για να φτάσει όμως κάποιος στην απάντηση, μπορεί να χρειαστεί να εντοπίσει τα σχετικά έγγραφα, να τα ανοίξει, να αναζητήσει τις κατάλληλες πληροφορίες και τελικά να συνδυάσει τα αποτελέσματα. Η πληροφορία υπάρχει. Η απάντηση, όμως, δεν είναι πάντα εύκολο να βρεθεί.
Από το «πού είναι το αρχείο;» στο «τι γνωρίζουμε;»
Για πολλά χρόνια, η ψηφιακή αναζήτηση λειτουργούσε με έναν συγκεκριμένο τρόπο: πληκτρολογούμε μια λέξη-κλειδί, βρίσκουμε ένα ή περισσότερα έγγραφα, τα ανοίγουμε και αναζητούμε μέσα σε αυτά αυτό που μας ενδιαφέρει. Αυτό λειτουργεί καλά όταν ο όγκος της πληροφορίας είναι περιορισμένος.
Τι γίνεται όμως όταν ένας οργανισμός διαθέτει εκατομμύρια ψηφιακά έγγραφα; Ή όταν η απάντηση που αναζητούμε δεν βρίσκεται σε ένα μόνο αρχείο, αλλά προκύπτει από τον συνδυασμό πολλών διαφορετικών πληροφοριών; Τότε η αναζήτηση παύει να είναι απλώς θέμα εντοπισμού ενός εγγράφου. Γίνεται θέμα κατανόησης της πληροφορίας και της σχέσης μεταξύ της.
Και εδώ η τεχνολογία αρχίζει να αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούμε με την πληροφορία. Περνάμε σταδιακά από το Search στο Ask. Από το «βρες μου το έγγραφο» στο «πες μου τι γνωρίζουμε για αυτό το θέμα».
Η γνώση ενός οργανισμού βρίσκεται παντού
Κάθε οργανισμός έχει μια δική του, συσσωρευμένη γνώση. Βρίσκεται στις αποφάσεις που έχουν ληφθεί, στις συμβάσεις που έχουν υπογραφεί, στα έργα που έχουν ολοκληρωθεί, στις διαδικασίες που έχουν ακολουθηθεί, στα τεχνικά αρχεία, στην αλληλογραφία και στις σχέσεις ανάμεσα σε όλα αυτά. Το μεγαλύτερο μέρος αυτής της γνώσης δεν βρίσκεται συγκεντρωμένο σε ένα σημείο. Είναι κατανεμημένο σε διαφορετικά συστήματα και αρχεία και συχνά χρειάζεται ένας άνθρωπος που γνωρίζει καλά τον οργανισμό για να ενώσει τα κομμάτια και να δημιουργήσει την πλήρη εικόνα. Αυτό κάνει την οργανωσιακή γνώση ιδιαίτερα σημαντική.
Γιατί όταν ένας άνθρωπος αποχωρεί από έναν οργανισμό, δεν αποχωρεί μόνο η εμπειρία του. Μπορεί να χαθεί μαζί του και ένα μέρος της γνώσης που έχει αποκτήσει μέσα από τα χρόνια, εάν αυτή δεν έχει αποτυπωθεί και δεν μπορεί να ανακτηθεί εύκολα. Η πρόκληση, επομένως, δεν είναι μόνο να διατηρήσουμε την πληροφορία. Είναι να μπορούμε να αξιοποιούμε τη γνώση που περιέχει.
Η τεχνητή νοημοσύνη αλλάζει τη σχέση μας με την πληροφορία
Η τεχνητή νοημοσύνη δημιουργεί πλέον νέες δυνατότητες ακριβώς σε αυτό το σημείο. Δεν χρειαζόμαστε απαραίτητα περισσότερη πληροφορία. Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν ήδη περισσότερη από αρκετή. Χρειαζόμαστε έναν καλύτερο τρόπο να αλληλεπιδρούμε με αυτήν. Να κάνουμε μια ερώτηση με φυσικό τρόπο και να μπορούμε να αναζητήσουμε την απάντηση μέσα στη γνώση που έχει ήδη δημιουργήσει ο οργανισμός. Να συνδέουμε πληροφορίες που μέχρι σήμερα παρέμεναν χωρισμένες και να αποκτούμε μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα. Όταν αυτό γίνεται εφικτό, η τεχνολογία παύει να λειτουργεί μόνο ως εργαλείο αποθήκευσης ή αναζήτησης.
Γίνεται εργαλείο γνώσης, κατανόησης και λήψης αποφάσεων.
Το επόμενο βήμα του ψηφιακού μετασχηματισμού
Οι οργανισμοί έχουν ήδη διανύσει μια πολύ μεγάλη διαδρομή. Έχουν ψηφιοποιήσει αρχεία, έχουν δημιουργήσει πληροφοριακά συστήματα, έχουν αυτοματοποιήσει διαδικασίες και έχουν μεταφέρει σημαντικό μέρος της λειτουργίας τους στο ψηφιακό περιβάλλον. Ίσως, λοιπόν, το επόμενο μεγάλο βήμα να μην είναι να ψηφιοποιήσουμε ακόμη περισσότερα. Ίσως είναι να αξιοποιήσουμε καλύτερα όλα όσα έχουμε ήδη ψηφιοποιήσει.
Για την IID, αυτή είναι μία από τις πιο ενδιαφέρουσες προκλήσεις της επόμενης ημέρας του ψηφιακού μετασχηματισμού. Γιατί η πραγματική αξία δεν βρίσκεται μόνο στον όγκο της πληροφορίας που διαθέτει ένας οργανισμός. Βρίσκεται στην ικανότητά του να την κατανοεί, να τη συνδέει και να τη μετατρέπει σε γνώση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
Και τελικά, ίσως το πιο σημαντικό ερώτημα δεν είναι:
«Πόση πληροφορία έχουμε;»
Αλλά:
«Πόσα από αυτά που ήδη γνωρίζει ο οργανισμός μας μπορούμε πραγματικά να αξιοποιήσουμε;»
