Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου - Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης

Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης

Απαλλαχτείτε από το χαρτί!

Γιατί είναι σημαντική η ψηφιοποίηση;

Άμεση σύνδεση μεταξύ ηλεκτρονικού και φυσικού αρχείου

Συμμόρφωση με τα νέα πρότυπα και νόμους

Μείωση φυσικού αρχείου

Ταχύτερη ανάκτηση πληροφοριών

Διατήρηση παλαιών χειρόγραφων κειμένων

Φιλικό προς το περιβάλλον

Τι μπορούμε να ψηφιοποιήσουμε

Εγγραφα A8-A3

Digitization of A2-A0 documents & drawings

Εγγραφα A2-A0

Βιβλία

Negative Slides

Microfiche – Microfilm

Ζωγραφιές

Υπηρεσίες σάρωσης εξωτερικής ανάθεσης

Ανάλυση φυσικού αρχείου

Ψηφιοποίηση αρχείων

Φυσικός χειρισμός αρχείων

Συμβουλευτικές υπηρεσίες

Υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας

OCR

Optical Character Recognition

Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων για να αποφευχθεί η χρονοβόρα και δαπανηρή διαδικασία της μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων των εγγράφων.

Indexing

Semantic Characterization of Documents

Αναπαράσταση πληροφοριών από ένα έγγραφο, ώστε αυτοί που πραγματοποιούν αναζητήσεις, να μπορούν να ανακτούν τις πληροφορίες εύκολα.

Image Clipping

Digital Press Clipping

Ψηφιακή αποθήκευση αποκομμάτων εφημερίδων και περιοδικών, για τη δημιουργία εγγράφων του Τύπου.

Form Reading

Recognition of Standardized Forms

Αναγνώριση δεδομένων γραμμένα σε έντυπα (περιλαμβάνονται χειρόγραφα ελληνικά γράμματα) μέσω του ABBYY FormReader και του ABBYY FlexiCapture Studio.

Στάδια ψηφιοποίησης

Παραλαβή

1.Πρωτόκολλα Παραλαβής

Παραλαβή των φυσικών αρχείων στις εγκαταστάσεις του πελάτη ή της IID

Παραγωγή αναφορών στον πελάτη για τα ληφθέντα αρχεία (φύλαξη)

Παραγωγή αναφορών για την επεξεργασία των αρχείων (για το επόμενο στάδιο της διαδικασίας)

2.Έλεγχος

Έλεγχος της ακρίβειας και της πληρότητας των ληφθέντων αρχείων

Προσδιορισμός των αρχείων για τη μοναδικότητά του (σύνδεση με τη βάση δεδομένων του πελάτη)

Διαχωρισμός του αρχείου για σάρωση / μη σάρωση (έγγραφα προς σάρωση ή μόνο για φύλαξη)

3.Απόδοση μοναδικών αριθμών

Απόδοση μοναδικού αριθμού φύλαξης & τοποθέτησης ετικέτας γραμμωτού κώδικα

Σύνδεση του φυσικού αρχείου με τα μέσα ή την περιοχή φύλαξης (κουτί, dexion κ.λπ.)

4. Προετοιμασία εγγράφων

Έλεγχος της ακρίβειας των φακέλων / περιεχομένων UNS

Έλεγχος των φακέλων για την ύπαρξη μιας μοναδικής οντότητας -> αναγκαιότητα διαχωρισμού του φακέλου

Διαχωρισμός του αρχείου και επιστροφή για αναγνώριση

Επιλογή των προς σάρωση εγγράφων -> δημιουργία του αρχικού αρχείου

Ταξινόμηση εγγράφων (ανά τύπο εγγράφου / περιεχόμενο)

Ταξινόμηση εντός της κατηγορίας (π.χ. κατά ημερομηνία) χρησιμοποιώντας διαχωριστικά

Αφαίρεση συρραπτικών από τα έγγραφα

Επισήμανση συγκεκριμένων χαρακτηριστικών εγγράφων (π.χ. κακό πρωτότυπο, βιβλίο, αρχιτεκτονικά σχέδια κ.λπ.)

Συμπλήρωση της λίστας ελέγχου στην αναφορά επεξεργασίας (για το επόμενο στάδιο της διαδικασίας)

5. Σάρωση

Επιλογή του σαρωτή (ανάλογα με τη φύση του εγγράφου):

Feeder up to Α3+

Flatbed up to Α2+

Book Scanner up to Α1+

Layouts A0+ (architectural plans)

Film scanners

Επιλογή των προδιαγραφών σάρωσης (ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου και τις ειδικές περιπτώσεις από τη σήμανση σε διαχωριστικά):

Απόδοση χρώματος (B/W, color, grey)

Ανάλυση (600, 400, 300, 200 dpi)

6. Δημιουργία Ευρετηρίων

Έλεγχος ποιότητας της εικόνας ανά σελίδα

Ταξινόμηση των εγγράφων

Μη αυτόματη καταχώριση δεδομένων ή αυτόματη ευρετηρίαση (χρησιμοποιώντας OCR, καταγραφή ICR)

Καθορισμός εγγράφων

Αποκοπή εικόνων

Έλεγχος ποιότητας των εγγράφων (Έλεγχος ακρίβειας και ολοκλήρωσης)

Συνολική αναφορά ευρετηρίου

7. Μετά την προετοιμασία

Συρραφή εκ νέου των εγγράφων

Συγχώνευση αρχείων / αφαίρεση περιττών εγγράφων / μη σάρωση διπλώτυπων κ.λπ.

8. Τελικό Παραδοτέο

Παράδοση των φυσικών αρχείων

Εξαγωγή -> Παράδοση ψηφιακών αρχείων:

Τελικός έλεγχος ποιότητας

Πλήρες κείμενο OCR

Μετατροπή των τελικών εγγράφων στην επιθυμητή μορφή παράδοσης (π.χ. tif, pdf / a) & την προκαθορισμένη δομή ηλεκτρονικού φακέλου

Παράδοση των μετα-δεδομένων (τα αποτελέσματα από την δημιουργία ευρετηρίου) στη φόρμα και στην επιθυμητή διάταξη (DB, csv, xml κ.λπ.)